当社のファイリングシステムを紹介します

この方法は、以前各部署でそれぞれ書類をコピーして保管している状況を改善する

一番の弊害は、情報の修正が一元化されずに異なった情報が記載された書類が保管されていた

当社は、目で見る管理が一番だと思っています

 

受注時点で青ファイルと白ファイルを作る。 受注番号と裁断番号を記入するラベルを貼る

青ファイルは事務所に置く　持ち出し禁止。

白ファイルは必要事項を青ファイルからコピーし、各工程を回す。 各工程では更なるコピーをしない。 すべて白ファイルに入れる。個別に書類を保存しない。 企画設計部で作業する時点で裁断番号を付ける

青ファイルは専用の保管台に区分して入れる。

資材・設計・裁断・縫製・検査・プレス・出荷工程を経て、納品後青ファイルと白ファイルを合わせる

保管用の袋を作成両ファイル内の資料をすべて入れる。 袋は角2号を使い、開口部をカットする。 表面には製品番号・ブランド・裁断番号・受注番号を記す

袋は保管用ケースに入れ、随時取り出せるようにする。 裁断番号で探す。 このファイルには、受注から納品までの全資料が入っているので、問合わせに即対応できる